「気付いたら毎日のように残業をしているけど、これってふつう？」
「残業を減らすための実践的な方法が知りたい」
「残業が常態化しているいまの環境から抜け出したい」
残業の有無、残業の多さはライフワークバランスに直結します。そのため、残業についての疑問・不安を抱いている方は少なくないでしょう。
期限が決められている仕事に間に合わないなど、残業することも仕方ない場合もありますが、周りの人が残っているから何となく帰りづらかったり、仕事を手伝ったりして結果的に残業になっている場合もありますよね。
「本当は早く帰ってゆっくり夕飯の支度をして、お気に入りのドラマや映画を観たいのに……」という気持ちを持っている方も多いでしょう。
本記事では残業をしない方法や、残業をできる限り減らしていく方法を紹介していきます。現在進行形で残業時間が多くなってしまっている方、就職や転職で残業の少ない職場を探している方、どちらにも役立つ内容になっています。
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今の職場は「残業しないと仕事が終わらない」のか「残業しなければならない雰囲気」なのか考えよう
まず確認をしたいのが、いまの職場において「なぜ残業があるのか？」ということです。
いまの職場は「残業をしないと仕事が終わらない」のか、「残業をしなければならない雰囲気」なのか、どちらでしょう？
残業がある原因が分かれば、原因に対する改善策や気持ちの持ち方も変わってきます。それぞれのケースで改善策を見ていきましょう。
ケース1. 仕事が終わらない場合：上司に相談する
仕事が終わらなくて残業している場合、上司に相談をしましょう。
真面目な性格の人ほど「こんなことで人を頼ってはいけない」「自分自身で何とかしなくちゃ」「迷惑をかけられない」と思いがちですが、相談をするのは迷惑でも何でもなく、上司からすると相談を受けるのも仕事のうちです。
結果的に仕事が終わらず残業になってしまっている状況の方が、会社や上司からするとよっぽど迷惑になってしまうこともあります。上司や会社としては、担当している仕事の進捗状況の報告がないということは「問題なく順調に進んでいる」と判断することになります。
そのため仕事が間に合わない/できないと思ったら、その時点ですぐに相談がベストな選択です。もちろん相談ばかりではなく、自分自身で仕事を効率的に進めていく方法を考えたり、試したりする努力は必要です。しかし、多くの時間を解決できなかったことが人に相談をしたらすぐに解決をした、というのもよくある話です。
相談タイミングの目安としては「期日までに終わらないかも」と思ったときです。
上司に相談をしづらい場合は、先輩や同僚、友人でも大丈夫です。大切なのは自分だけで溜め込まないこと。人を頼ることは悪いことでもなんでもなく「普通のこと」と考えると気が楽になります。
ケース2.残業しないといけない雰囲気の場合：割り切る努力を
仕事は終わっている、もしくは仕事がないのに残業をしないといけない雰囲気の場合はどうでしょうか？
近年では減ってきているように感じますが、残業体質が残っている会社は多くあります。私の体験談になりますが、以前勤めていた会社で定時に帰ることができたのは、5年間勤めて片手で数えるほどだった記憶があります。
会社に残って何をやっているのかというと、仕事とは関係のない話題で談笑をしているだけの場合が多かったです。会社に勤めているときは、感覚がマヒしてしまっていたのかもしれません。談笑もコミュニケーションの1つだと思っていたのです。
実際コミュニケーションの1つであるのは間違いなのですが、毎日である必要はなかったというのが現在の感想です。
こういった環境で残業時間が発生してしまっている場合、ビジネスライクに割り切ってしまうのが効果的です。
定時になって残業する必要がなければ「お先失礼します！明日もよろしくお願いします！」と笑顔で当たり前のように言い切ってしまうと良いでしょう。変に申し訳ないという雰囲気を出してしまうのは良くなくて、スパっと割り切ってしまうのがコツです。
今までそういった雰囲気ではなかった人が急に雰囲気が変わるため、最初は周りからも違和感を覚えられるかもしれませんが、1週間もつづければ当たり前の光景になり、周りも順応をしていくはずです。
いまの職場で残業を減らすために役立つ方法
ここからは残業を減らすために役立つ方法を紹介していきます。
残業を減らすための方法は複数あり、作業レベルの方法もあれば、考え方などマインドによる方法も存在します。
本項目では、残業を減らすために役立つ方法を3つ挙げますが、本記事で紹介をする以外にも、残業を減らすための方法はありますので、考え方やきっかけの1つとして見てみてください。
- 日々の業務にかかる工数（時間）を洗い出す
- 余分な業務がないか思い切って断捨離する
- 仕事がはかどる時間を活かして業務をこなす
日々の業務にかかる工数（時間）を洗い出す
残業を減らすために役立つ方法の1つに、日々の業務にかかる工数（時間）の洗い出しがあります。
規模の大きい仕事の工数（時間）は綿密にスケジューリングをしますが、毎日のルーチンワークのスケジュールを立てていない人は、意外と多いのではないでしょうか。
「塵も積もれば山となる」のことわざにもあるように、5分単位で終わる仕事でも10個溜めてしまえば50分の仕事になります。
日々の業務にかかっている工数（時間）を、一度パソコンや紙に書き出してみて、仕事の全体像を俯瞰してみましょう。今まで意識していなかった問題点や改善点が見えてくるかもしれません。
例えば、事務のお仕事にかかる工数を洗い出してみると、どのようになるでしょうか？ 下記は一般的な事務の仕事の1日のスケジュールを表したものです。
8:50 出社 PC立ち上げ、朝礼、当日スケジュール確認など
9：00 勤務開始 代表電話対応、商品受発注、伝票作成、データ入力、ファイリングなど
12:00 休憩 お昼休み
13:00 午後開始 来客対応、お茶出し、会議室手配など
14:00 来客対応 営業のサポート、提出書類整理など
15:00 事務仕事 郵送物の発送対応、備品類の確認、発注対応など
16:00 事務仕事 経理補助、総務補助など各部署のサポート
17:00 日報/翌日準備 日報作成、翌日資料準備、メール対応など
18:00 退社
会社によって業務内容が違うので、上記はあくまでも一例です。業務の工数を洗い出すには、上記のように全体の仕事を一度まとめ、各業務の内容をブレイクダウンして作業レベルまで分解していきます。
残業になってしまう要因は、どの仕事が大きな原因になっているのか、勤務開始時間から工数を調べてみましょう。
「9：00 勤務開始」のなかでも、代表電話対応などはお客様次第なので、工数を割り出すのは難しそうです。しかし代表電話対応以外の商品受発注、伝票作成、データ入力、ファイリングなどは、工数を割り出せそうですね。
伝票作成…60分
データ入力…20分
ファイリング…20分
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
合計…140分（2時間20分）
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午前中の仕事をまとめてみたら、合計で140分（2時間20分）の作業時間になりました。12：00の昼休みまで40分の時間があることが分かります。空いている40分に午後の仕事を前倒しすることができそうです。
こういった具合に、仕事にかかる工数を割り出していくと、効率化をしたり前倒しにしたりできる時間を発見することができるようになります。
仕事1つ1つの工数を割り出していくのは大変ですが、残業時間を日当たり15分でも少なくできれば、1週間で75分の残業時間削減になり、1ヶ月間だと約330分（5時間30分）、年間にすると約3960分（66時間）の削減になります。
※月間勤務日数22日で計算した場合
年間66時間も別のことに時間を使えるとしたらどうでしょうか？ 資格取得勉強や趣味の時間などに使えば、とても有意義な時間になりそうです。
残業時間を減らすための第一歩として、工数の洗い出しからぜひチャレンジしてみてください。
余分な業務がないか思い切って断捨離しよう
残業時間を減らすためには「何をするか」も大切ですが、「何をしないか」も忘れてはいけません。
さきほどの「日々の業務にかかる工数（時間）を洗い出す」のと同様に、余分な仕事をしていないか仕事を一度棚卸してみましょう。
余分な仕事なんてものはなくて、すべてが必要な仕事だと思いますよね。そこで直接的な業務ではなく、業務にかかる時間的な観点で見てみてください。
代表的な例が「探す時間」です。作業自体は時間がかからないものの、作業に入るまでの時間がかかってしまっている場合、時間がかかってしまうのはお分かり頂けるかと思います。
事務職の仕事にある「ファイリング」でも、ファイリングをするだけなら時間はかかりませんが、ファイル自体を探している「時間」に多くのコストをかけてしまっているケースがあります。
ほかにも重要なやり取りの記録が残っているメールを探す時間や、確認をせずに仕事を進めてやり直す時間など、余分な時間は意外と多いものです。
こういった時間的なコストを発生させないためには、仕事に取り掛かる前の準備がとても大切になってきます。探す時間に大きなコストがかかってしまっているなら、時間をかけてでも「探さなくて良い準備」した方が、トータルのコストは下がります。
月間22日間勤務で「毎日1回探しものをして、探す時間1回につき1分」必要になる場合、年間計算で探している時間は264分（4時間14分）にもなります。探しているものが1つだけならまだしも、日々の業務で探しているものはほかにもあるはずです。
探す時間をそれぞれ1分だと仮定しても、探す対象が5つになれば合計1320分（22時間）になります。
どこかのタイミングで探さなくて良い準備を264分以内に実施することができれば、264分の時間的な損がなくなり、残業時間の削減という目に見える形で効果が表れます。
シンプルですが使用頻度の高いもの、低いものを分けて保管するのも時間効率を上げるのに効果的な方法です。
仕事がはかどる時間を活かして業務をこなそう
職場で残業を減らすために役立つ方法の最後は、仕事がはかどる時間を知ることです。
会社や職種によって忙しい時間やタイミングは異なります。仕事がはかどらない時間があるのは致し方ないことで、大切なのは仕事がはかどる時間を知って業務効率につなげられるか、という点です。
日中電話対応などで事務作業が進まない、という人には電話が少ない朝早めの出勤などの工夫や、食後の眠くなる時間はデータ入力など単純作業を避けて、備品管理/チェックなど体を動かす仕事に充てるなどすると、業務がはかどって効率的に仕事ができます。
会社などの組織は1人で仕事をするわけではなく、さまざまな人がいる中で仕事をする場所です。
営業職が多い部署であれば、営業職が顧客先に行っていて部署に人が少ない時間を狙って、データ入力など集中力が必要な仕事を終わらせるなど、はかどる時間やタイミングを探してみましょう。
ただ営業職が出払っている時間などに集中力を上げて仕事を終わらせるのは、外部要因に頼った方法になるため、自分でコントロールするのが難しい方法です。
では外部要因に頼らず、自分自身で仕事がはかどる時間をつくる方法は何があるでしょうか。その方法は「午前中に手のかかる仕事をする」「時間を決める」「シングルタスクを徹底する」の3点です。
それぞれ解説をしていきます。
午前中に手のかかる仕事をする
作業療法士の菅原洋平氏の著書『脳にいい24時間の使い方』に紹介されていますが、起床4時間後は脳のゴールデンタイムと言われていて、脳が1日のなかで最も活発に働いている時間です。
7時に起床する方なら、11時が最も脳が働いている時間帯になるため、企画の提案やクリエイティブな仕事などを11時に合わせて行うと効率が良く、かつ質の高い仕事ができるようになります。
新型コロナウイルス感染拡大の影響で、フレックスタイムを取り入れている会社なら、時間帯に捉われず起床4時間後を目安に集中力が必要な仕事をスケジュールするなど、応用をすることもできそうです。
時間を決める
時間を決めて業務に取りかかるのも、仕事がはかどる時間を活かした働き方の1つです。本記事のテーマでもある、「残業をしない方法」「残業を減らす方法」にも通じる仕事の仕方です。
時間を決めて仕事をするメリットは、集中力が上がることです。
時間の決め方は人それぞれになりますが、時間を決めて仕事をする、言い換えると時間内に仕事を終わらせるのは、近年注目をされているゲーミフィケーションで得られる効果にも似ています。
ゲーミフィケーションとは、仕事や勉強などをゲーム化してしまい、ゲームにのめり込んでしまうほどの集中力を、仕事にも取り入れる仕組みを作るための方法のことです。
ゲーミフィケーションで大切な要素の1つに「成果の見える化」があるのですが、時間内に仕事を終わらせるのは、まさに見える成果です。
残業をなくす、もしくは減らすことを目標に仕事をしていき、時間内に仕事を終わらせられればゲームクリアとします。1ヶ月間連続で成功したら何か報酬を付けるなどすると、より効果を発揮する場合があります。
1人で取り組むのも面白いのですが、可能ならチームメンバー、チーム単位で取り組むと面白さも増します。
ゲーミフィケーションの良いところは、課題に対して行動をする動機づけがしやすいことです。今回の残業をなくす、減らすといった目標に対して、時間内に仕事を終わらせるという期限があると人は行動を起こしやすく、逆に期限がないものに対して人は重要性を感じにくくなり、後回しにしてしまいがちです。
こういった理由から、時間を決めて仕事をすることはおすすめです。
シングルタスクを徹底する
自分自身で仕事がはかどる時間を作る3つ目の方法は、シングルタスクを徹底することです。
シングルタスクとは、名前の通りシングル（1つ）タスク（課題）を行うことです。シングルタスクの対義語にはマルチ（複数の）タスク（課題）があります。
仕事を効率的に進めるには、シングルタスクよりマルチタスクの方が良さそうなイメージがありますが、実はシングルタスクのほうが仕事を効率的に進められます。
イギリス高等教育情報誌「タイムズ・ハイアー・エデュケーション」が発表している「世界大学ランキング」でトップ常連校であるハーバード大学の研究によると、能率の高い社員は注意を向けるタスクの回数が少ないが、能率の低い社員は注意を向けるタスクの回数が1日に500回も変わるという結果があります。
実際に細切れの仕事よりも、まとめて仕事をした方が効率的になるケースを経験している人も多いのではないでしょうか？
料理の場面などでも、食材の仕込みはまとめて行う、洗い物はまとめて行ったほうが楽だし効率的ですよね。
できるだけ仕事は1つに絞って集中的に行うと、仕事がはかどって時間を活かして業務をこなすことに繋げることができます。
働き方を見直したい人は転職や独立を検討しよう
残業時間をなくしたり減らしたりする方法をお話してきましたが、会社や環境によっては働き方を変えるのが難しい人もいるかと思います。
残業時間が多くなるとライフワークバランスが悪くなりますし、望まない残業を続けていると精神面・身体面にも負担がかかります。
いまの環境を変えるのが難しいけれど「働き方は見直したい」という方は、転職や独立を検討しましょう。
転職や独立をするのも簡単ではありませんが、長い目で見たとき精神面・身体面で負担のかからない選択をするのは、とても大切なことです。
仕事だけでなくプライベートでも充実した時間を得るためには、残業はできればないほうが望ましいでしょう。実際に残業時間が多いことを理由に転職をしている人は多く、DODAが発表した「転職理由ランキング2020年度＜総合＞」では5位にランクインをしています。
残業が多いから転職や独立を考えるのは逃げや甘えではなく、多くの人が抱えている思いでもあります。
残業時間が多そうな企業の見分け方
求人票に記載されている残業目安時間を鵜呑みしてしまうのも、少し危険です。
求人/転職サイトに記載されている残業時間は、あくまでも目安であることが多く、実際は残業時間が多かったというケースも口コミサイトなどで散見されます。転職が成功したとしても、同じように残業が多い企業だったら転職をした意味がないですよね。
では、どのように残業時間が多そうな企業を見分ければ良いのでしょうか？
残業が多そうな企業を見分けるには、第三者の協力を得る方法がおすすめです。該当企業で実際に勤務をしている人から話を聞ければ一番良いのですが、なかなかそういった人がいないのが現実です。
第三者の協力を得る現実的な方法は、就職/転職エージェントを利用することです。エージェントは募集企業と情報の共有をしているため、企業の内部事情に詳しく、リアルな企業情報を手に入れられる可能性が高まります。
「転職エージェントって本当に信用できる情報を持っているの？」と不安に思われる方は、エージェントの複数利用をおすすめします。転職先候補として気になっている企業の情報を、複数のエージェントから聞いてみましょう。
残業時間について確認をして、複数のエージェントによる企業の情報が一致していれば、残業時間に対しての信憑性は高まりますし、エージェントの情報力を確認するのにも役立ちます。情報の真偽を確かめるのみならず、複数の転職エージェントを利用すると求人企業に多くアプローチできるなどメリットは数多くあります。詳しくは次の記事を参照ください。
エージェントの利用のほかに、口コミサイトやSNSでの情報収集も併せて行うと、情報の確度が高まっていきます。
まとめ
残業をなくしたい人、減らしたい人に向けてお話をしてきました。
残業時間をなくしたり減らしたりするのは、努力や工夫で実現できます。その方法はこの記事で紹介してきましたので、ぜひいくつか取り入れてみてください。
また残業環境を変えるのが難しい場合は、転職や独立を検討していきましょう。
どういった方法を選択するにしても、無理をしてしまうのは良くありません。本記事を参考にして、より良いライフワークバランスが実現できることを願っています。
